Terceirização

Como fazer uma gestão de fornecedores mais eficiente?

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Escrito por Seguridade

Uma boa gestão de fornecedores se inicia com uma relação clara, de parceria e confiança entre as partes.

Entretanto, embasar-se apenas no fator confiança e esperar que a outra parte tenha o mesmo senso de parceria e comprometimento que você não traz garantia de prazos e cumprimento dos processos internos da sua empresa.

Fazer com que a terceirização de atividades e o fornecimento de produtos ou serviços funcione exatamente como esperado, acredite: É algo que começa internamente.

Leia o artigo de hoje e você terá bastante clareza a respeito disso.

A organização de seus processos internos

Mesmo que seu fornecedor seja muito bom no que faz, suas políticas internas são diferentes das dele.

Para que bons resultados sejam alcançados e atendam às suas expectativas, é preciso manter seus processos alinhados e com o mínimo de falhas possível.

Caso contrário, mesmo que seu fornecedor seja pontual, ele pode não atender exigências inerentes à sua rotina por pura falta de ajuste de processos e prejudicar totalmente seu planejamento. Por isso, não pule a etapa de definição de processos e treinamento de equipes e fornecedores.

A elaboração de um planejamento

O planejamento é a base para o sucesso de qualquer atividade. É ele que norteia as pessoas a respeito do que precisa ser feito para que os objetivos traçados sejam alcançados.

Como se trata da gestão de fornecedores, é fundamental deixar seu fornecedor a par das metas que você deseja alcançar e qual é o papel dele nesse processo.

É muito comum encontrar gestores que se preocupam mais com a execução e acabam dedicando pouco tempo ao planejamento. Porém, quando ele é bem trabalhado, definindo os detalhes, planejando e minimizando os riscos, a atividade propriamente dita exige menos tempo para ser realizada e acaba por impactar menos nos custos.

A construção de uma relação de parceria

Seus fornecedores podem ser excelentes aliados para que sua empresa chegue aos resultados desejados.

Para tanto, é essencial estabelecer uma relação ganha-ganha, em que ambas as partes se beneficiem, mesmo que, para isso, seja necessário abrir mão de algum item na negociação.

Nesse sentido, o conceito de que o cliente é quem manda deve ser deixado um pouco de lado e o fornecedor precisa ser encarado como uma empresa que possui meios e recursos para contribuir com soluções que proporcionem mais satisfação aos clientes.

Já que é você quem estabelece as premissas iniciais da negociação, pelo tempo que durar a relação comercial, assuma uma postura colaborativa, reconhecendo e minimizando seus erros e falhas e não atribuindo a culpa do mau funcionamento da atividade exclusivamente ao seu fornecedor e parceiro.

Lembre-se que, nesse negócio, as duas partes têm um objetivo comum: Alcançar os melhores resultados.

O monitoramento dos custos

Os custos são a parte mais delicada de uma gestão, principalmente quando precisam ser reduzidos. No caso da gestão de fornecedores, não é diferente.

É preciso avaliar frequentemente quais preços estão sendo praticados e se eles são adequados, quando comparados ao valor do seu produto ou serviço.

Mantenha o foco no fato de que, quanto maior for o custo de uma operação, menor será a lucratividade obtida no final do mês. Porém, antes de implementar uma estratégia de redução, avalie se ela não irá impactar na qualidade dos produtos, afetando diretamente a satisfação dos clientes — o famoso “barato que sai caro”.

O compartilhamento de informações

A agilidade é fundamental para conseguir sair na frente e se destacar entre os concorrentes. Na gestão de fornecedores, ela também proporciona um grande diferencial, principalmente em situações críticas, que necessitam de solução rápida.

Porém, para que o fornecedor possa, de fato, oferecer uma contribuição válida, o compartilhamento das informações importantes precisa ser feito em tempo hábil.

Para facilitar essa troca, é possível contar com soluções que ajudem a integrar os sistemas, através do envio automático da informação. Por exemplo, existem sistemas em que o fornecedor pode acompanhar seu estoque e, por meio dos dados obtidos, providenciar a reposição, ajudando a evitar faltas ou excessos de mercadorias paradas.

O conceito de cadeia integrada

Já falamos sobre a importância de se estabelecer parcerias e compartilhar informações. Quando isso é feito e os processos são integrados, a gestão de fornecedores assume um patamar superior e passa a focar no gerenciamento da cadeia de suprimentos.

A principal vantagem é que todos os lados permanecem atuando em prol de objetivos em comum.

Além do mais, isso dá mais força às empresas, aumentando sua vantagem competitiva, visto que elas podem encarar a concorrência como se fossem um grupo sólido, em vez de duas empresas atuando separadamente.

O monitoramento dos indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são uma excelente forma de acompanhar os resultados dos processos e identificar em quais pontos as falhas ocorrem e o quanto prejudicam o atingimento das metas.

No caso da gestão de fornecedores, é importante acompanhar indicadores diversos, tais como:

  • Custos;

  • Nível de serviço;

  • Índice de não conformidades (avarias, extravios e pedidos trocados, por exemplo).

Para estimular um desempenho melhor, vale adotar políticas de ônus ou benefícios: Caso os itens acordados previamente não sejam cumpridos, pode ser aplicada uma penalidade prevista contratualmente. Por outro lado, é preciso também criar formas de reconhecimento e beneficiar os parceiros, sempre que houver desempenho satisfatório.

Para que essas análises sejam realmente eficazes no monitoramento e fornecimento de informações, o ideal é elaborar métricas que estejam de acordo com as estratégias pré-definidas e as necessidades principais.

Por exemplo: se o objetivo é diminuir os atrasos nas entregas, cabe inserir um indicador para monitoramento dos pedidos e calcular o nível de serviço — além de identificar quais podem ser as falhas.

Os riscos na gestão de fornecedores

Existem alguns riscos que qualquer empresa pode sofrer — picos na demanda e problemas na produção são os mais comuns. Nesses casos, é preciso encontrar meios de contorná-los e, muitas vezes, a melhor maneira é contar com a ajuda dos fornecedores.

Por exemplo, se sua empresa recebeu um pedido muito maior do que foi planejado e o fornecedor não tem a capacidade de entregar tudo de uma vez, uma estratégia de contorno é negociar a entrega em remessas, para liberar a produção e impedir que o cliente fique sem o pedido.

O investimento em tecnologia

Sistemas de gestão automatizam as atividades e tornam os processos mais ágeis, através de diversos benefícios, por exemplo:

  • Reduzem o risco de erros e retrabalho nas atividades;

  • Auxiliam no compartilhamento de informações (como dito anteriormente);

  • Promovem a redução de custos;

  • Permitem a geração de relatórios que ajudam o gestor no acompanhamento das operações e elaboração de planos de ação.

Por meio deles, também é possível extrair dados relevantes que serão utilizados para elaborar os indicadores de desempenho dos fornecedores. 

Como vimos, a gestão de fornecedores engloba diversos aspectos que vão muito além da rotina de compras e contas a pagar. Ela envolve investimento em planejamento, melhorias e, principalmente, a integração entre as empresas. Quer saber quais cuidados devem ser tomados ao terceirizar serviços? Clique no link e veja agora mesmo!

Sobre o autor

Seguridade

A Seguridade é uma empresa consolidada no mercado, atendendo toda a região Sul do país e o estado de São Paulo, nos tornamos referência nos segmentos de segurança privada, limpeza e conservação, jardinagem, bombeiros industriais, serviços de rh e outros serviços.

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