O gestor de uma equipe tem diversas funções: motivar os colaboradores, levar ao atingimento de metas, propor desafios e, claro, organizar e monitorar o cumprimento de tarefas essenciais. Esta última função algumas vezes é deixada de lado, ou não é realizada de maneira adequada – o que abre uma brecha para que todo o fluxo de trabalho saia do equilíbrio. Neste artigo, vamos apresentar ferramentas e estratégias que você úteis no processo de gerenciar tarefas da equipe; confira.
Leia os resultados da PM Survey
A “PM Survey” – ou, em português, “Pesquisa sobre Gerenciamento de Projetos” – é um recurso informativo bem interessante. Publicada anualmente pelo PMI, ela divulga entrevistas realizadas com diversas organizações de todo o mundo. Nestas entrevistas, cada organização compartilha informações sobre como realiza o gerenciamento de seus projetos.
Sabemos que projetos são compostos de tarefas. Assim, estas informações podem ser valiosas para que você tenha uma referência positiva, um modelo. Provavelmente, você encontrará diversas ideias que podem ser adaptadas e implementadas ao gerenciamento de tarefas da equipe em seu setor.
Entenda como as tarefas se organizam em projetos
Para que um grande projeto possa acontecer, como o fechamento de um negócio importante, ele depende da realização de várias pequenas tarefas, deste a prospecção de clientes até a realização de reuniões de negociação.
O primeiro passo para gerenciar tarefas da equipe de forma efetiva é entender como estas pequenas tarefas se organizam dentro dos grandes projetos. Quais são prioritárias? Em que ordem elas precisam acontecer? Há prazos fixos ou são tarefas recorrentes?
Essa compreensão será importante para a sua própria organização. E, se o gestor não possui um mapa mental claro das tarefas e projetos de sua equipe, ele não terá condições de gerenciar a equipe.
Analise sua equipe
Mesmo em uma equipe onde todos os funcionários possuem funções homogêneas, suas atribuições podem ser diferentes. Alguns funcionários possuem o perfil para tarefas repetitivas, outros para tarefas dinâmicas; alguns trabalham melhor com o computador, enquanto outros são eficazes lidando com pessoas. É o perfil que irá determinar quais tarefas devem ser delegadas a cada um.
Importante, nessa etapa, é que o gestor (assim como a própria equipe) entenda que não há tarefas de maior ou menor valor. Todas são importantes para que os projetos do setor sejam concluídos. Assim, receber esta ou aquela tarefa não é uma indicação do potencial do funcionário, mas apenas de seu perfil.
Use To-Do Lists
Depois de entender como as tarefas se organizam em projetos, você é capaz de estruturar uma forma de controle destas tarefas. Para tanto, sugerimos o uso das To-Do Lists – “listas de afazeres”. Estas listas enumeram todas as tarefas, de acordo com prazo e prioridade, permitindo acompanhar seu status: realizada, em execução ou pendente. Elas podem ser individuais ou coletivas.
To-Do Lists podem ser feitas com lápis e papel ou planilhas, mas atualmente existem diversos aplicativos voltados a facilitar o uso desta ferramenta. Dois exemplos bastante conhecidos são o Wunderlist e o Remember the Milk. Ambos podem ser acessados facilmente através de um navegador.
Crie uma rotina para sua equipe
Nem todas as tarefas são diárias. A periodicidade de cada uma pode variar, e algumas são simplesmente esporádicas. Mesmo assim, desenvolver uma rotina diária para os membros de sua equipe pode ajudar muito no processo de gerenciar tarefas da equipe.
Ao executar este passo, tenha em mente que os membros da equipe podem ter atribuições diferentes, como vimos na dica anterior. Portanto, estabelecer uma rotina padrão para todos é uma medida contraproducente. A maneira correta de proceder seria analisar as tarefas que competem a cada colaborador, e adaptar sua rotina para atender a esta demanda.
Outro detalhe importante é manter uma certa flexibilidade nas rotinas de trabalho, tendo em mente que tarefas urgentes podem surgir. Uma rotina muito rígida irá entrar em choque com demandas de última hora, com prazo curto.
Adote alguns elementos da gestão ágil de projetos
A gestão ágil procura organizar ciclos curtos e frequentes para o avanço das atividades de um determinado projeto. Esse modelo favorece muito o acompanhamento do progresso e a identificação de gargalos. Adotar alguns elementos dele pode ajudar a gerenciar tarefas da equipe.
A sugestão, aqui, é que o gestor dividas as tarefas em etapas, estabelecendo metas de curto prazo. Por exemplo, ao invés de estipular a prospecção de 30 novos clientes, a meta será de 15 + 15. Os prazos são curtos, de uma ou duas semanas. Ao final deste período, é realizada uma reunião para discutir os avanços das tarefas e maneiras pelas quais elas podem ser otimizadas, além de definir novas metas.
Adote ferramentas de gestão de vendas
De certa maneira, muitos gestores entendem que a delegação aos funcionários automaticamente exime qualquer necessidade de gerenciar tarefas da equipe. Teoricamente, cada um seria responsável por garantir o avanço das tarefas que lhe competem. No entanto, isso não ocorre na prática, e monitorar é necessário.
Ferramentas de gestão de vendas, como softwares CRM – “Customer Relationship Management”, ou “Gestão de Relacionamento com o Cliente” – são excelentes para o processo de monitorar o cumprimento de tarefas em sua equipe. Os funcionários registram no CRM todas as informações sobre cada atividade desenvolvida, e você consegue ter uma noção mais exata do que eles têm feito. Por exemplo, é possível utilizar os registros de contato com o cliente e o cadastro novos leads para saber se a equipe tem realizado tarefas de prospecção.
Estamos dando o exemplo do software CRM, com foco no gestor que precisa gerenciar tarefas da equipe comercial; no entanto, esta mesma lógica se aplica a outros casos. Softwares de gestão podem ser utilizados para o gerenciamento de tarefas nos setores de produção, logística, finanças. Basta, para isso, que todos os funcionários busquem realizar um registro consistente de suas atividades no histórico do sistema.
Gerenciar tarefas da equipe é uma atividade que exige atenção quase diária. Adotar ferramentas e estratégias que facilitam tal atividade permite manter o andamento do trabalho no setor, ao mesmo tempo que economiza um valioso tempo do gestor. Esse tempo pode, então, ser empregado para atender a outras demandas da equipe.
Você conhece algum gestor que está tendo dificuldades para gerenciar tarefas da equipe? Então, compartilhe nosso artigo nas suas redes sociais, e ajude-nos a divulgar estas dicas.
