Toda empresa trabalha com propósito de alcançar bons resultados e precisa estar muito atenta, para que entregue seus produtos ou serviços, com qualidade percebida pelos seus clientes, cada vez mais exigentes e menos fiéis, até pela grande quantidade de opções que o mercado oferece. Hoje o seu concorrente não está mais só no seu bairro, na sua cidade, com a internet, a concorrência é do país inteiro e dependendo do segmento, ela é globalizada.
O controle dos custos da empresa é uma parte fundamental em qualquer organização, pois pode determinar um resultado positivo ou até negativo, dependendo de como ele é gerido. É só consultarmos as estatísticas de empresas que sucumbem algum tempo depois de serem constituídas, por falta de estratégias adequadas e dentre elas, certamente o controle de custos ou a falta dele, está entre os motivos do sucesso ou do insucesso.
Claro que o propósito é estar sempre atento com foco na redução dos custos, desde que isso não venha a comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Então sempre há um limite e os cuidados também passam por não cortar custos de itens que irão refletir na qualidade dos produtos ou serviços que são entregues.
É verdade que muitos empresários e gestores parecem não lidar muito bem com essa necessidade e até mesmo quando conseguem realizar mais vendas, o resultado final acaba não sendo o esperado, pois negligenciam cuidados primordiais na gestão do seu negócio.
Lembro de um exemplo clássico de uma empresa de ferramentaria, que recebia valores de adiantamento de montadoras, para confecção de moldes, onde esse recurso já está comprometido com os custos previstos para etapas do processo de construção, mas apesar disso, o empresário utilizava do dinheiro para algumas extravagâncias, que depois comprometeram o cumprimento das metas previstas e os seus resultados.
Dizemos sempre que controlar custos é uma preocupação que todos precisamos ter sempre, o que é ainda mais potencializado em tempos de crise. Com a concorrência acirrada que temos em todos os segmentos, aumentar preços não é a solução, pois muito provavelmente acabará ficando acima do que o mercado está praticando e por consequência, não irá fechar negócios.
Então a questão dos custos assume papel preponderante, para que o resultado na última linha do balanço, se mantenha dentro do necessário. Mas o controle eficaz de custos exige uma abordagem estratégica que envolve análise, otimização de processos e a busca por soluções inovadoras. É fundamental mapear todos os custos, identificar oportunidades de redução sem afetar a qualidade do produto ou serviço, e engajar a equipe na busca por eficiência.
Vamos elencar algumas etapas que entendemos sejam necessárias para um controle de custos de forma mais asser tiva:
1) Mapeamento de custos:
Seria o início do trabalho, levantando todos os custos e despesas da empresa, em todas as áreas. Nessa etapa é importante listar tudo, mesmo aquelas que são essenciais e precisarão ser mantidas, para uma visão geral.
2) Análise de processos:
Avaliar cada etapa dos processos para identificar gargalos e atividades que não agregam valor, otimizando-os para reduzir desperdícios.
3) Gestão de compras:
Negociar com fornecedores, buscar melhores preços e condições, desenvolver novos fornecedores, otimizar o controle de estoque, trabalhar com reaproveitamento e redução de desperdícios.
4) Terceirização:
Avaliar a terceirização de atividades não essenciais para focar nos processos principais e reduzir custos fixos. Hoje é possível terceirizar praticamente tudo, e atividades como Limpeza, Recepção, Vigilância, Jardinagem, Zeladoria, Porteiros, entre outras, podem ser perfeitamente terceirizadas, atentando, claro, para que sejam empresas capacitadas nos segmentos. Normalmente a terceirização agrega qualidade nos serviços, já que as prestadoras de serviços são especializadas naqueles segmentos, e representa possibilidades de redução de custos, além do fato de não ter que se preocupar com a questão de férias, atestados ou mesmo substituição de funcionários, já que a empresa terceirizada é que assume essas responsabilidades.
5) Automação:
Investir em tecnologia para automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros com planilhas e aumentar a eficiência é também um caminho que representa possibilidades significativas de redução de custos. Ainda que, em alguns casos, haja um custo inicial para essa automação, isso em pouco tempo se paga. Hoje, com a agilidade que precisamos ter no conhecimento de informações, a automação e dados em tempo real são diferenciais muito valiosos para a gestão.
6) Participação da equipe:
É muito importante que os colaboradores estejam também alinhados com propósitos de otimização de processos, avaliem a forma com que realizam suas atividades, cooperando na identificação de oportunidades de automação, que via de regra representam maior agilidade e qualidade das informações, com redução de custos e desperdícios.
7) Cultura de economia:
O incentivo a uma cultura de economia na empresa, com ações alinhadas em todos os níveis, até mesmo com metas e programas que incentivem a busca por redução de custos e despesas, com um acompanhamento de indicadores.
8) Redução de desperdícios:
Os desperdícios são nocivos para os custos da empresa, então cuidados com a qualidade dos produtos e serviços, fazendo certo da primeira vez, evitando retrabalhos, economizando tempo e recursos, reaproveitamento de materiais, usando quando possível itens alternativos, desde que não impactem em qualidade, cooperando ainda em relação a impactos ambientais, serão aliados nessa conscientização necessária em relação aos custos.
Temos convicção que a cultura de redução de custos e desperdícios, enraizada na empresa e praticada de forma cooperativa em todos os níveis, contribui diretamente na obtenção de bons resultados, sempre preservando a excelência na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos ao mercado.
