O uso de softwares para aumentar a produtividade de atividades gerenciais já não é novidade. Diversos setores dentro das empresas estão adotando esta prática de maneira consistente, com especial destaque para vendas e controle de estoque. Porém, o setor de Recursos Humanos ainda não está completamente adaptado a esta novidade; talvez você mesmo ainda não tenha uma noção exata de como os softwares podem auxiliar a gestao de RH. É esta dúvida que vamos esclarecer hoje.
Gestão de recrutamento e seleção
Logo no momento de contratar novos funcionários, um software já pode apresentar contribuições relevantes para a gestao de RH. Ele permite arquivar, filtrar e localizar currículos; criar o perfil das vagas, com requisitos e atribuições de cada cargo; organizar uma agenda de entrevistas; fazer um registro sobre o desempenho do candidato ao longo de cada etapa do processo; entre outras funcionalidades. Com isso, é mais fácil identificar e permanecer focado nos candidatos que realmente demonstram potencial, concentrando os esforços para o sucesso garantido na contratação.
Arquivo e acesso a relatórios de performance
Depois que o candidato é contratado e se torna parte da equipe, ainda é preciso estar atento ao seu desempenho, a fim de tomar decisões estratégicas de promoção, reposicionamento ou até desligamento. O software de gestão de RH permite criar um histórico de relatórios de performance e ocorrências, que facilita o acompanhamento caso a caso do progresso de todos os colaboradores. Esse histórico garante que qualquer decisão tomada a respeito do futuro do colaborador na empresa seja justa, e devidamente respaldada com informações concretas.
Além disso, o software de gestao de RH ainda pode ser utilizado para montar organogramas da empresa e para criar planos de carreira. Estas são duas funções interessantes para, junto com o histórico de relatórios de performance, direcionar o crescimento dos funcionários dentro da empresa. Desta forma, o setor de Recursos Humanos consegue nutrir talentos apropriadamente.
Controle de assiduidade e pontualidade
O controle de ponto é uma das tarefas mais burocráticas do setor de Recursos Humanos, é essencial para o andamento da empresa e, infelizmente, ocupa um tempo razoável todos os meses. Para manter a eficácia no controle e ainda reduzir o tempo gasto com esta atividade, um software é a melhor opção disponível. Devidamente associado ao ponto eletrônico (e, preferencialmente, biométrico), ele automatiza todo o controle de assiduidade e pontualidade. Com base no ponto registrado diariamente pelo funcionário e nos dados da sua jornada de trabalho, o software consegue apontar todos os atrasos, faltas e horas extra do mês.
Cálculo da folha de pagamento
Essa é uma continuação natural do item anterior. Você viu que o software de gestão de RH consegue calcular as horas trabalhadas e perdidas pelo funcionário ao longo do mês; assim, para que ele realize também o cálculo da folha de pagamento, basta inserir os dados salariais (por exemplo, o valor da hora de trabalho de cada funcionário). A vantagem de usar um software para este processo é que a margem de erro é mínima. E, como você sabe, erros no pagamento de salários e benefícios podem causar sérios problemas com o Sindicato ou o Ministério Público do Trabalho. Se você gostaria de eliminar este risco, adotar um software e automatizar os cálculos é a saída mais viável.
Monitoramento do calendário da empresa
Existem inúmeras datas importantes no calendário de uma empresa – desde a data de admissão dos funcionários, que irá afetar as datas de vencimento das férias; passando por feriados e pontos facultativos, que afetam a escala de trabalho; e até mesmo datas comemorativas, como o aniversário da empresa. Acompanhar todas elas é complicado, ainda que você utilize uma agenda com perseverança. A maneira mais segura de não perder nenhuma data importante é com um software, que permite a criação de um calendário eletrônico com notificações. Para a gestão de RH, que depende destas informações para controlar todo o fluxo de trabalho da empresa, essa é uma funcionalidade que deve ser utilizada cotidianamente.
Gerenciamento das condições de saúde e segurança do trabalho
Sabemos que, em muitas empresas, há um departamento voltado exclusivamente para a Saúde e Segurança do Trabalho (SST). Mesmo que este seja o seu caso, o setor de Recursos Humanos ainda precisa demonstrar envolvimento ativo com essas questões, já que elas afetam diretamente os colaboradores da empresa. Assim, é importante que o RH tenha ciência e controle de todas as ocorrências relacionadas a SST, os riscos encontrados na empresa e as medidas que estão sendo tomadas para saná-los. O software de gestão de RH permite registrar essas informações, dando respaldo para que o setor responsável possa ser acionado e cobrado sempre que preciso.
Simplificação dos arquivos
Em todos estes processos, vimos que a praticidade e agilidade são vantagens que o software de gestão de RH traz para o dia a dia do setor. Além disso, precisamos ressaltar outra vantagem: a redução no consumo de papel. Todos os dados ficam salvos de maneira confiável em servidores locais ou até mesmo em servidores remotos, através de Cloud Computing. Assim, economizamos recursos naturais e espaço físico da empresa, além de aumentar a durabilidade e facilitar o acesso a arquivos mais antigos. Como o setor de RH adota a prática padrão de manter arquivos durante cinco anos ou mais, a redução do consumo de papel possui um impacto significativo ao longo do tempo.
Antes de encerrar, precisamos fazer uma recomendação final. Você deve lembrar-se que alguns softwares podem ter funcionalidades diferentes das que apresentamos aqui. Assim, é importante pesquisar cuidadosamente as soluções disponíveis no mercado e encontrar uma opção que se adapte melhor às necessidades da sua empresa.
A sua empresa já adota algum software para o aumento de produtividade na gestao de RH? Conte para nós os resultados que esta ferramenta trouxe para o seu setor, e para a empresa como um todo. Deixe sua opinião nos comentários!
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