Compliance é derivado de um termo em inglês, “to comply”, que significa estar ou agir conforme uma regra. Sendo assim, esse programa é adotado em diferentes tipos de organizações para que estejam de acordo com regulamentos e leis internas.
Para isso, o compliance tem cinco pilares, que são: identificação de riscos, desenvolvimento e implementação de mecanismos de controle, monitoramento e controle de riscos, resolução de dificuldades e orientação dos setores da empresa quanto às normas, regras e controles.
O programa é fundamental para que as empresas se assegurem de que estão cumprindo todas as diretrizes e decretos que são impostos pelos órgãos que fazem parte do setor do seu negócio.
Essa atividade é essencial para todo tipo de organização, no entanto, alguns não sabem por onde começar o processo de implementação dos pilares. Se esse é o seu caso, confira a seguir como aplicar o compliance na sua empresa.
Treine e capacite a sua equipe
O primeiro passo para adotar qualquer tipo de processo, estratégia ou metodologia é treinar e capacitar toda a sua equipe, de modo que ela esteja alinhada ao compliance. Isso é preciso para que as novas práticas e atividades sejam desenvolvidas de maneira padronizada e com mais eficiência.
Além disso, é importante que os funcionários tenham conhecimento sobre benefícios proporcionados pelo compliance, facilitando a adequação e empenho na estratégia. Assim, implementar compliance sem nenhum tipo de preparo é um erro.
Portanto, organize e promova treinamentos com toda a equipe que está envolvida nos processos da organização, explicando cada etapa do compliance, objetivos da atividade e como colocá-lo em prática. Assim serão mais fáceis a adaptação e o entendimento do método que está sendo implementado.
Adote o controle de qualidade
Fazer o controle de qualidade em relação à execução dos pilares e processo do compliance é parte da sua elaboração e acompanhamento. Isso é fundamental para que a estratégia ou atividade funcione como deve e conforme o esperado.
É por meio desse gerenciamento que poderá identificar possíveis falhas na aplicação ou dúvidas dos colaboradores e terá a certeza de que as metas traçadas estão sendo efetivas na sua empresa. Além, é claro, de reduzir custos com as falhas e ineficiência.
Portanto, esteja disposto a ouvir os seus funcionários, adote uma linguagem clara e facilitada, acompanhe todos as etapas e modo como o compliance está sendo executado, faça o mapeamento dos processos que foram estipulados e, acima de tudo, acompanhe cada acontecimento e comportamento. Esses passos são fundamentais nas fases iniciais de implementação, já que poderá identificar erros, dando tempo de serem corrigidos.
Faça auditorias internas
As auditorias internas nas organizações têm papel fundamental no controle de estratégias. Essas reuniões funcionam como instrumento de identificação de processos e políticas que são definidos pelos gestores.
Por meio das auditorias, é possível verificar e administrar o andamento do programa de compliance, bem como se está sendo efetivamente seguido conforme os critérios previamente determinados.
Sendo assim, é uma maneira que os administradores têm de compartilhar informações, traçar novas metas ou manter as atuais e de conversar sobre resultados.
Com isso, será viável estruturar melhor os dados da organização, mapeando e planejando a execução de cada fase do programa, fazendo com que ele seja eficiente para a empresa. Portanto, faça da auditoria um compromisso regular e determine momentos estratégicos para isso.
Não se esqueça do gerenciamento de terceirizados
Os serviços que são terceirizados na sua empresa também têm grande influência nos seus resultados, processos e programas como o compliance. Dessa forma, é essencial gerenciá-los e adotar métodos para o controle de qualidade nesse tipo de prestação.
No entanto, justamente por serem um setor externo da empresa, é necessário contratar um terceirizado eficiente e que tenha qualidade e comprometimento no serviço prestado.
Com essa gestão, poderá garantir que os terceirizados também estão de acordo e têm completo conhecimento sobre as políticas da sua organização e do programa de compliance, de modo que possam oferecer serviços ou produtos que estejam alinhados com as normas e regulamentações dos órgãos da sua área.
O programa de compliance deve ser desenvolvido e estruturado de acordo com as necessidades e porte de cada empresa, mas pode ser aplicado em todas as estruturas. Inclusive pela nova lei da terceirização, acompanhando os novos modelos de negócio.
Defina regras por meio da simplificação
As medidas de compliance estão sendo cada vez mais necessárias em razão das constantes fraudes e corrupções que têm atingido diferentes empresas. A corrupção pode vir de qualquer pessoa dentro de uma organização e não gera somente prejuízos financeiros, mas também de imagem e de reputação. Isso acaba tornando a empresa malvista e fragilizada.
Por exemplo: houve algumas confusões envolvendo os e-mails corporativos. Funcionários e gestores ficam em constante impasse sobre ser correto ou não monitorar o conteúdo desses e-mails.
Um erro muito comum que abre espaço para esse tipo de confusão é a linguagem extremamente jurídica, que é utilizada nas normas e regras compartilhadas pela empresa.
Afinal, emitir documentos em PDF com um tom de difícil entendimento para os leigos e diferentes setores da organização não é uma maneira eficiente de estabelecer padrões e colocar os colaboradores a par das políticas.
Portanto, adote a cultura da simplificação. Ou seja, transmita regras e ideias de maneira clara, direta e bem simples. Organize reuniões que tenham o clima leve, de modo que cada setor da sua empresa entenda os deveres legais e éticos que devem seguir e respeitar.
Disponibilize meios e ferramentas
Não adianta somente dizer como as coisas devem ser feitas, se você não disponibilizou as ferramentas e meios necessários para isso, certo? Para que o programa de compliance funcione adequadamente, é preciso que colaboradores e gestores se empenhem para isso. Sem uma dessas peças, algo certamente sairá do controle.
O que queremos dizer com isso? Faça a sua parte! Além de oferecer os treinamentos de maneira constante e atualizada, ofereça ferramentas e um ambiente propício para que os regulamentos, leis, diretrizes e qualquer outro tipo de política sejam seguidos de modo harmonioso.
É importante dizer que o programa de compliance, quando faz parte da cultura organizacional de uma empresa, funciona como uma importante estratégia de diferencial competitivo.
Isso acontece pelo crescente número de denúncias e notícias que vemos todos os dias sobre roubos e corrupções em organizações. Por isso, quando uma empresa é rigorosa em suas políticas, leis e métodos anticorrupção, a visão para com a sociedade é cada vez mais positiva.
O compliance é um programa que busca colocar uma empresa em conformidade com a legislação em que está submetida. E para aplicar essa atividade na sua empresa é preciso que capacite os seus funcionários, adote uma linguagem de fácil entendimento, gerencie os serviços terceirizados e proporcione um ambiente saudável.
Falando em processos que garantem o correto funcionamento das empresas, o budget de RH é fundamental em um negócio. Então, confira como planejar e controlar esse orçamento.
