Processos de RH

Quais são os documentos necessários para a contratação de funcionários?

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Escrito por Seguridade

A rotina de contratação de funcionários demanda um trabalho que não depende apenas da competência da empresa, que é a empregadora. Ao finalizar o processo de recrutamento e seleção, o bom prosseguimento deste novo relacionamento, dependerá também da organização do então candidato, que deseja a se tornar empregado da empresa.

O novo funcionário precisa entregar todos os documentos dentro do prazo estabelecido. E para que ele entenda a importância disso, o pessoal de RH deverá saber na ponta da língua quais são esses documentos. Não basta apenas lhe entregar uma lista, é importante apresentar a ele as explicações. Confira o nosso artigo e saiba quais são os documentos essenciais para este processo.

Documentos necessários para a contratação de funcionários

Carteira de Trabalho e Previdência Social

CTPS é o primeiro dos documentos a ser solicitado ao novo empregado, para que a empresa possa fazer as anotações devidas no contrato de trabalho. Ela deverá ser devolvida em, no máximo, 48 horas. Por isso, prepare protocolos e/ ou recibos e contra recibos, pois eles funcionam como garantia para ambas as partes.

Por se tratar de um documento muito importante, recomenda-se a emissão de protocolo de entrega, quando o funcionário entrega a CTPS ao empregador, assim como no dia da devolução, o empregado assina um recibo que comprava a devolução do documento.

Certificado Militar

É o documento que prova a plena quitação com o serviço militar (para os maiores de 18 anos). Exigido apenas para os empregados do gênero masculino.

Certidão de casamento e de nascimento

O objetivo desse documento é verificar dados, o salário-família a ser ou não concedido e abatimento dos dependentes para elaboração do Imposto de Renda.

Declaração de dependentes

Este documento objetiva elaboração para o desconto do Imposto de Renda na fonte.

Atestado Médico Admissional

Este documento é obrigatório, devendo ser custeado pelo empregador, que é o responsável por guardar o comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas pelo empregado (Art.168 da CLT). Cabe orientar adequadamente ao novo empregado o endereço do local, o dia e a hora marcada. Isso parece redundante, mas falta de uma clara comunicação nessa etapa é comprovadamente a maior causa de perda de tempo e dinheiro, resultando ainda no atraso do processo admissional.

Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte

O empregador é o responsável pelo deslocamento do funcionário, porém este pode ou não optar por receber o vale-transporte. Esse documento resguarda tanto a empresa quanto o empregador.

Outros documentos/informações

Solicitar cópia e original da Identidade, CPF e do cartão PIS (Programa de Integração Social) — para quem já trabalha, pois, no caso de primeiro emprego, o cadastro no PIS deverá ser feito. É necessário o comprovante de endereço e de escolaridade originais e cópias. Para finalizar é necessário solicitar fotografias para o prontuário e a confecção do cartão funcional. Os originais deverão ser conferidos no ato de entrega com as fotocópias e imediatamente devolvidos ao funcionário. O número de fotos dependerá da política de cada empresa.

Está na CLT: “a exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, segundo determinação do Agente da Inspeção do Trabalho”. Portanto, nenhum empregado poderá trabalhar sem carteira assinada por mais do que dois dias, pois a empresa corre o risco de ser fiscalizada e receber multas.

Documentos que não podem ser exigidos para a contratação de um funcionário

Alguns documentos não podem ser exigidos pelo contratante. Entre eles estão:

  • certidão negativa de processo trabalhista ajuizado;

  • certidão negativa do Serasa;

  • documento sobre antecedentes criminais, salvo em casos em que a atividade guardar relações com algum crime;

  • documento que comprove a esterilização ou estado de gravidez;

  • teste de HIV.

    Ainda tem dúvida? Baixe nosso guia: PASSO A PASSO PARA MONTAR UM PROCESSO SELETIVO EM SUA EMPRESA.

Se mesmo após a leitura desta lista sobre os documentos necessários para a contratação de funcionários você ainda tiver alguma dúvida, deixe o seu comentário e compartilhe suas impressões a respeito dessa rotina, queremos saber se essas orientações foram úteis.

Sobre o autor

Seguridade

A Seguridade é uma empresa consolidada no mercado, atendendo toda a região Sul do país e o estado de São Paulo, nos tornamos referência nos segmentos de segurança privada, limpeza e conservação, jardinagem, bombeiros industriais, serviços de rh e outros serviços.

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