As facilities são atividades que tem como finalidade facilitar o desenvolvimento das atividades mais importantes da organização, aquelas pelas quais a empresa nasceu, que garantem a lucratividade e a sobrevivência do negócio.
Contudo, o gestor da empresa e sua equipe nem sempre possui tempo e habilidades suficientes para administrar as facilities. É por esse motivo que contratar um gestor desse ramo ajudará a organização, permitindo que os líderes dediquem mais tempo a outras tarefas, mais diretamente relacionadas à atividade-fim.
Veja como o gestor de facilities pode ajudar a impulsionar o seu negócio. Confira!
A função do gestor de facilities
O gestor de facilities é o profissional que se responsabiliza pelo funcionamento de empresas, condomínios, hospitais, bancos e shoppings centers. Ele elabora o planejamento estratégico focando a totalidade dos produtos e/ou serviços que são necessários para a rotina de cada firma.
Esse profissional deve gerenciar os serviços de segurança, de limpeza, jardinagem, infraestrutura, tecnologia em telecomunicações, voz, imagem, de forma a assegurar maior disponibilidade dessas operações com a melhor qualidade possível. Assim, ele permite que os líderes da empresa foquem o core business do negócio.
A capacitação do gestor de facilities
Para atuar gerindo facilities, o profissional precisa ter formação acadêmica apropriada, sendo a mais comum a graduação em Engenharia, seguida de outros cursos como Administração de Empresas, Arquitetura e Direito.
É importante conhecer alguma língua estrangeira — principalmente, o inglês — e ter cabedal de conhecimentos relacionados ao setor imobiliário e aos conceitos básicos de engenharia sobre infraestrutura de condomínios e de prédios.
Existem cursos de especialização para capacitação desses profissionais, incluindo cursos de pós-graduação e cursos livres oferecidos pelo SENAC (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial).
As principais características do profissional
Algumas boas características que o gestor de facilities deve apresentar são a multidisciplinaridade e boa capacidade comunicativa. O bom relacionamento interpessoal é essencial para que ele lide com os variados níveis de hierarquia dentro da empresa.
Espera-se desse profissional que ele tenha aptidão para negociar e fazer a gestão de pessoal. Isso porque ele estará em contínua comunicação, incluindo funcionários, clientes, fornecedores e terceiros.
A redução de custos
Sua capacidade de negociação poderá, inclusive, ajudar a reduzir custos corporativos, já que os de operação em uma construção são muito altos. Conforme dados do BOMA (Building Owners and Managers Association International), do total que foi investido em um prédio durante 50 anos de sua vida útil, 2% refere-se ao projeto e à concepção do lugar, 10% a 15% estão associados à etapa construtiva e o restante é aplicado nos aspectos operacionais, incluindo a manutenção do edifício.
A ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities) realizou pesquisas de mercado e constatou que um gestor pode ajudar na redução de até 20% do custo de operação de uma corporação. Essa diminuição é resultado da criação do que se denomina de “guarda-chuva”, sob a proteção do qual os setores que, antes estavam espalhados pela empresa, ficam unificados e consolidados sob uma única gestão. Entre esses setores, destacam-se o RH, Operações e Finanças.
Somente assim, é possível aplicar todas as ferramentas de gestão, alcançando como resultado a melhoria dos processos, o melhor direcionamento e aproveitamento dos recursos e a elevação na qualidade dos serviços.
A sugestão de práticas sustentáveis
Em uma época em que os princípios sustentáveis ditam as regras para a economia, nada melhor que aplicar técnicas e práticas sustentáveis, que não agridem o meio ambiente e também ajudam a reduzir custos em médio e longo prazo.
De qualquer modo, o gestor de facilities pode apenas sugerir, mas não decidir, especialmente quando essas medidas envolvem investimentos mais altos. Entre as ações sustentáveis que podem ser sugeridas por esse profissional estão a coleta seletiva de resíduos e o sistema de tratamento e reúso de água da chuva e de águas cinzas.
Contudo, para dar certo, as práticas sustentáveis precisam integrar a cultura do local, de modo que todos que ocupam o espaço saibam fazer uso dela — trata-se de uma cultura sustentável, que precisa ser compartilhada por todos.
As atividades gerenciadas pelo profissional
Serviços ao cliente
Os serviços ao cliente envolvem atividades que oferecem suporte interno aos diferentes setores e funcionários da empresa. Essas operações têm como finalidade tornar mais fácil a realização das funções de cada equipe, assegurando o bem-estar geral no ambiente de trabalho.
Entre os serviços ao cliente, estão incluídos: recepção, portaria, fornecimento de alimentos, segurança, saúde ocupacional, correios, salas de reunião, folha de pagamento e assim por diante.
Serviços de gestão de energia
Esses serviços promovem o consumo consciente de energia elétrica e de água da empresa. Dessa forma, obtém-se a redução de custos e auxílio para a política de sustentabilidade. Esses serviços abrangem utilização dos sistemas mais aprimorados de iluminação, climatização e reúso de água, bem como o gerenciamento da produção de resíduos.
Serviços de engenharia
Os serviços de engenharia envolvem os de manutenção técnica das instalações, bem como a efetivação de projetos que são necessários para essas instalações e para os serviços operacionais da empresa — como a ampliação dos espaços ou a construção de outra sala.
Os serviços de engenharia são, na maioria das vezes, realizados por uma equipe técnica de alta qualificação, incluindo engenheiros e arquitetos.
Serviços de operações em uma edificação
Esses serviços envolvem a conservação dos espaços e das máquinas e equipamentos da empresa. Podem ser citados, nesse âmbito, serviços de manutenção preventiva, reparação em equipamentos, limpeza e jardinagem, segurança, paisagismo, mudanças e muitos outros.
A terceirização
A terceirização da gestão de facilities é uma opção para as empresas que desejam mais tempo para se dedicar ao core business e estão interessadas em reduzir custos operacionais e de funcionários. A contratação de terceiros fornece tanto profissionais qualificados quanto o material de trabalho necessário para a realização das atividades.
Boa parte das empresas e condomínios já adotam a terceirização na gestão de facilities. Até hospitais, que preferem manter equipes internas, tendem a adotar essa modalidade, considerando que é uma solução que oferece boa qualidade de trabalho a menores custos.
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