Terceirização de serviços: Como isso pode salvar sua empresa?

O processo de terceirização não é uma invenção recente do mundo corporativo. Na realidade, ele surgiu há mais de 70 anos, durante a 2ª Guerra Mundial. Desde essa época, a terceirização de serviços se tornou a alternativa mais comum para que as empresas pudessem focar nos aspectos essenciais de sua operação e deixar os aspectos secundários a cargo de uma outra empresa ou de um profissional autônomo especializado.

Quer saber mais sobre o assunto? Confira o nosso post de hoje!

Como funciona a terceirização de serviços?

Existe uma forma bem simples de explicar o que é o processo de terceirização. Você pode pensar neste processo como um aluguel de mão de obra (termo que já não é muito usado pelos profissionais de RH, mas que servirá neste contexto).

Basicamente, sua empresa irá estabelecer um contrato com outra empresa, especializada em certo tipo de serviços. Este contrato estabelecerá que a empresa contratada forneça a você — a empresa contratante — alguns profissionais para desempenhar um serviço específico. A quantidade de profissionais, os horários de trabalho, o escopo de serviço e outros detalhes vão, é claro, constar no contrato.

Tenha em mente que você está apenas alugando a mão de obra. Portanto, os profissionais cedidos pela empresa contratada não farão parte do seu quadro regular de funcionários. Eles não possuem nenhum vínculo direto com a sua empresa e só vão permanecer ali até que o contrato firmado acabe ou seja cancelado.

Quais são as vantagens de terceirizar serviços?

Existem inúmeras vantagens no processo de terceirização de serviços. Vamos listar as principais:

• Redução de custos com encargos trabalhistas;

• Redução da responsabilidade do RH;

• Redução da responsabilidade de planejamento administrativo;

• Possibilidade de cancelar vínculos após períodos determinados;

• Possibilidade de acesso a profissionais especializados;

• Aumento da qualidade do serviço;

• Liberação dos funcionários da sua empresa para que se concentrem no que realmente importa.

É lógico que existem alguns pontos que também exigem atenção, principalmente no que se refere à escolha da empresa terceirizada e dos termos do contrato. Nós vamos falar sobre estes dois pontos mais à frente. Também há alguns desafios na integração entre os profissionais terceirizados e os seus funcionários internos. Porém, tudo isso pode ser solucionado com uma organização inteligente do processo de terceirização.

Qual é a relação entre terceirização e redução de custos?

A essa altura, você pode estar imaginando como a terceirização de serviços ajudaria sua empresa a reduzir custos. Na realidade, é bem simples: quando você contrata uma empresa para terceirizar algum serviço, esta empresa vai ceder profissionais a você.

Mesmo assim, todos os encargos trabalhistas continuam sendo responsabilidade da empresa contratada. Assim, sua empresa não terá custos com horas extras, férias, 13º salário, licenças de saúde ou maternidade, aviso prévio ou previdência social.

Todos esses custos recaem sobre o verdadeiro empregador, que é a empresa contratada. Você, enquanto empresa tomadora, pagará apenas o valor estipulado em contrato para o serviço solicitado.

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Qual é a relação entre terceirização e redução da responsabilidade?

Como você viu na nossa lista de principais vantagens da terceirização, indicamos duas “reduções de responsabilidade”: para os recursos Humanos e o planejamento administrativo. Você certamente quer entender melhor o que isso representa na prática, então vamos lá!

Ao terceirizar uma atividade, em vez de contratar profissionais internamente, você está eximindo o RH de sua empresa de realizar uma série de atividades. Afinal, não é preciso criar planos de carreira, avaliações de satisfação ou planos de desenvolvimento individual para um profissional terceirizado. Aliás, muitas empresas terceirizam a maior parte de suas atividades, o que deixa o RH trabalhando apenas com um grupo bem pequeno de profissionais internos.

Da mesma maneira, também não é responsabilidade da sua empresa organizar o planejamento administrativo. Quando você opta pela terceirização de serviços, a empresa contratada assume responsabilidade por coordenar escalas de trabalho, garantir que os turnos sejam cumpridos, conseguir substitutos no período de férias, controlar faltas e horas extras.

O máximo que sua equipe do DP precisa fazer é informar quando algum profissional terceirizado estiver ausente ou atrasado. Até mesmo as medidas punitivas só podem ser aplicadas pelo verdadeiro empregador destes profissionais — que, no caso, não é você.

Qual é a relação entre terceirização e serviço especializado?

Em alguns casos, sua empresa precisa realizar um serviço muito específico, que poucos profissionais estão aptos a desenvolver. Estamos falando, por exemplo, de contratar um intérprete de russo, especializado em engenharia aeronáutica, para acompanhar um investidor estrangeiro que visita sua empresa uma vez por mês.

Nesse tipo de situação, o processo de recrutamento para contratar um funcionário, em regime CLT, pode ser longo, complexo e caro. No final, talvez você nem consiga encontrar alguém com a capacitação e a experiência adequadas. Vamos encarar, você não pode gastar toda a sua energia nesse processo, já que tem muitas outras atividades prioritárias na sua lista.

Supondo que você encontre o profissional que precisa, seu salário certamente será bem mais alto do que a média que sua empresa costuma pagar, devido ao alto nível de especialização. Isso vai desestruturar sua política salarial. E, para completar, ele provavelmente ficará ocioso na maior parte do tempo, já que foi contratado para realizar uma única tarefa.

O cenário traçado acima não parece nada bom, certo? Felizmente, neste tipo de situação, a terceirização elimina boa parte do problema. Assim, você não precisará organizar um processo de recrutamento, não terá que pagar o salário alto e os encargos trabalhistas do funcionário e também poderá manter um vínculo mais flexível, por contrato, conforme a demanda pelo serviço.

Qual é a relação entre terceirização e qualidade?

Nem sempre você está em busca de um serviço altamente especializado, certo? Em certas situações, sua empresa precisa de serviços de limpeza, jardinagem ou manutenção, por exemplo. Mesmo nesses casos, a terceirização ainda é uma alternativa interessante.

Afinal, você contratará uma empresa cujo foco é esse serviço. Por este motivo, os recursos e os profissionais que ela oferece estarão mais preparados para desempenhar o serviço com qualidade. A empresa terceirizada por ter, por exemplo, uma máquina de limpeza (e pessoal treinado para usá-la) que consegue resultados melhores, em menos tempo, com menos pessoas.

Para essa empresa, ter uma máquina assim faz todo sentido. No entanto, para a sua empresa, comprar tal equipamento seria um gasto sem justificativa, pois você tem outras prioridades muito além da limpeza. Ou seja, a melhor alternativa para alcançar essa qualidade de resultados é através da terceirização.

Talvez você imagine que, para certos serviços, a qualidade não é essencial. Mas esse pensamento está errado — afinal, mesmo que o serviço seja secundário, ele irá impactar de alguma forma seu resultado final.

Em uma fábrica, talvez o serviço de limpeza não seja tão prioritário quanto a produção. Porém, se ele não for bem executado, isso vai prejudicar a saúde dos funcionários, a organização e agilidade do trabalho e, até mesmo, a aparência do produto final.

Como implementar a lógica da terceirização?

Implementar a lógica da terceirização exige que o departamento de recursos humanos da empresa se organize bem. Em alguns casos, pode até ser designada uma subequipe de RH, focada nesta atividade. O lado bom é que, depois da sua implementação, a terceirização exige cada vez menos trabalho do seu time de RH.

Vamos começar do básico. Há três passos que podemos considerar essenciais na terceirização:

Selecionar a empresa contratada

A seleção deve ser conduzida com cuidado. Algumas dicas para não errar: verifique o portfólio de trabalho e os clientes anteriores da empresa, se possível, e entre em contato com um destes clientes, para solicitar referências.

Não tenha medo de fazer perguntas sobre os profissionais, os recursos e os métodos de trabalho que a empresa utiliza. Peça orçamentos detalhados. Se restar alguma dúvida, procure negociar um contrato de curta duração, com a finalidade de testar a parceria.

Estabelecer os termos do contrato

Estes termos devem ser bem detalhados, para garantir que o serviço atenderá às suas expectativas e necessidades. Tenha em mente que o contrato também vai proteger ambas as partes, caso alguém — a empresa contratada ou você, empresa tomadora — falhe em cumprir com os combinados.

Fazer um acompanhamento de performance

Mesmo depois de fechar o contrato, você precisa monitorar e avaliar os profissionais terceirizados. Observando se o trabalho que eles desempenham está adequado aos termos do contrato e como é a postura desses profissionais dentro da sua empresa, pois a convivência deles com sua equipe interna pode levar a uma interação produtiva ou não.

No entanto, atenção: saiba que uma boa empresa de terceirização vai fazer este acompanhamento junto com você! Esse deve ser um esforço entre as duas partes, para garantir que o resultado obtido pelos profissionais terceirizados seja cada vez melhor.

Se você notar que a empresa contratada não faz nenhum esforço para monitorar e avaliar seus funcionários e o serviço que prestam à sua empresa, algo está errado. Leve isso em consideração na hora de renovar — ou não — o contrato.

Além desses três passos, que são a base do processo de terceirização, existem pequenos ajustes que sua empresa precisará realizar ao longo do tempo. Por exemplo, muitas empresas não sabem como (ou até que ponto) integrar os funcionários terceirizados às suas atividades internas, como eventos ou treinamentos.

Outra dúvida comum está relacionada à comunicação: você precisa informar o profissional terceirizado todas as notícias da sua empresa? Finalmente, o feedback também causa um pouco de insegurança, e os gestores se perguntam se devem repassar as avaliações diretamente ao profissional ou se devem informar à empresa contratada, que é a verdadeira empregadora.

Como você pode notar, todas estas são questões relacionadas à interação entre a sua empresa e os profissionais terceirizados. É normal que tais dúvidas apareçam, já que você tem uma equipe trabalhando dentro da mesma sala que, no entanto, não responde diretamente a você.

Em primeira instância, a menos que o contrato diga o contrário, sua empresa não precisa — e, em alguns casos, não pode — tratar esse profissional da mesma forma que trata os funcionários internos. Porém, como essa é uma dinâmica que envolve pessoas, o mais provável é que, no dia a dia, vocês desenvolvam uma forma de interagir com essa equipe de maneira mais próxima.

Por que contar com a terceirização em tempos de crise?

O título desse post faz uma promessa ousada, sugerindo que a terceirização pode salvar sua empresa — e pode mesmo! Durante os tempos de crise, ela traz uma alternativa para manter sua empresa mais competitiva e eficiente, já que a terceirização permite reduzir custos. Dessa maneira, ela favorece o seu produto, que vai chegar ao mercado com um preço mais atraente para o consumidor.

Aqui vai um dado relevante: segundo uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria, realizada em 2014, 69.7% das empresas entrevistadas indicaram que a terceirização era usada em suas operações. Destas empresas, 42% afirmaram que interromper a terceirização afetaria negativamente sua competitividade.

Além disso, sua equipe de trabalho interna ficará mais livre para se concentrar nas coisas que agregam valor e que vão alavancar sua empresa. A lógica é a mesma que você aplica quando delega tarefas aos seus próprios funcionários: você repassa tarefas menos complexas e de menor peso, para que possa ter tempo para lidar com o que é realmente importante.

Aqui vai um exemplo prático. Se a sua equipe de RH puder trabalhar com um número mais restrito de profissionais internos, as ações para gerir talentos e motivar os colaboradores vão ser proporcionalmente mais eficazes.

É bem mais fácil manter a satisfação de 20 funcionários, em vez de 200. Você poderia melhorar os benefícios, acelerar o crescimento destes funcionários, trabalhar no seu desenvolvimento através de treinamentos e avaliações muito mais frequentes. Imagine o impacto que isso teria na produtividade da sua empresa!

E, mesmo que a sua empresa não esteja sofrendo com a crise, a terceirização de serviços não deve ser ignorada. Afinal, através desta alternativa, você pode ter excelentes profissionais trabalhando para sua empresa, sob demanda.

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