O planejamento de evento envolve diversos passos para que tudo saia dentro do esperado e o resultado seja um sucesso.
Por isso, montamos um passo a passo para te ajudar no planejamento e organização e não deixar passar nenhum detalhe despercebido. Confira!
1. Defina objetivos
Um evento bem-sucedido é aquele que alcança os objetivos traçados pelos organizadores. Portanto, esse é o primeiro item a ser analisado no planejamento, já que ele definirá diversos outros aspectos: o tipo de evento, sua área de alcance e a quantidade prevista de participantes ditarão outras decisões, como o local escolhido, melhores meios de comunicação para divulgar etc.
Separe um tempo para analisar quais são os objetivos, mas não faça pressuposições! Somente depois de estabelecidos os objetivos é que será possível avançar no planejamento.
2. Faça um check-list
Esse deve ser o fiel companheiro de todas as pessoas envolvidas na organização. Como o próprio nome em inglês diz, o check-list é uma lista de checagem. Nele devem constar todos os itens relativos à contratação de serviços e materiais para o evento.
Junte ao check-list uma lista com os telefones de todos os envolvidos, desde fornecedores até a equipe que participa da organização.
O check-list é um instrumento valioso que detalha tudo o que o profissional e a equipe devem ficar atentos. É uma garantia de que nenhum detalhe será esquecido.
3. Crie meios para facilitar as informações ao público
O acesso às informações e inscrições do seu evento devem ser simplificados. Para isso, pense em vários meios para facilitar todo o processo.
Primeiro, crie um site com o maior número de informações possíveis. Inclua dicas de acesso ao local, meios de transporte, valores dos ingressos e formas de pagamento, notícias e programação completa. Para facilitar a vida dos participantes, você pode disponibilizar a venda dos ingressos no site.
Crie também um aplicativo para celulares com todas as informações citadas acima. Além de ser uma forma de reduzir custos com a impressão de muitos panfletos, o app criará um canal direto de relacionamento com o público.
4. Contrate serviços de segurança e limpeza terceirizados
A segurança dos participantes deve ser uma das principais preocupações durante o planejamento. A melhor forma de ter certeza de que seus convidados estarão protegidos é contratar uma equipe especializada, que tem todo o preparo e recursos necessários para agir em situações diversas.
Outro item que não pode ser negligenciado é a limpeza, já que ela garantirá uma melhor experiência aos participantes e evitará problemas com o fornecedor do local e vigilância sanitária, por exemplo. Como é um fator que envolve também vários passos, a contratação de uma empresa especializada para prestar o serviço é fundamental para que você use sua energia em outras áreas da organização do evento.
5. Se prepare para imprevistos
Por mais eficiente que o planejamento seja, imprevistos de última hora podem acontecer. Então, tente pensar em soluções para possíveis problemas.
Faça reuniões com prestadores de serviços, fornecedores e equipe para tentar descobrir o que pode dar errado. A partir das informações colhidas, tenha sempre um plano B.
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