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9 dicas para montar um planejamento de segurança em eventos

Escrito por Seguridade

O mercado de produção de eventos no Brasil cresceu consideravelmente nos últimos anos e está cada vez mais competitivo. Portanto, buscar excelência na realização de eventos é algo imprescindível, e a presença de uma segurança eficiente, tanto patrimonial quanto pessoal, é essencial para que isso seja conquistado.

Sendo assim, ao se pensar na realização de um evento ― independentemente de sua natureza ―, deve-se ter um planejamento de segurança eficiente que inclua desde o pré-evento. Com isso, riscos de acidentes se tornarão praticamente nulos. No entanto, caso algum imprevisto venha a ocorrer, é fundamental ter um plano de evacuação e de controle do incidente.

 

Mas como fazer um planejamento de segurança?

Um bom planejamento de segurança necessita de conhecimento técnico e pessoal com treinamentoespecializado. Pensando nisso, talvez seja a hora de considerar a contratação de uma empresa terceirizadacom experiência e solidez no mercado para auxiliar nessa etapa.

Ainda assim, é importante que o gestor saiba quais itens são essenciais nesse planejamento. Dessa forma, mesmo que o serviço seja terceirizado, você terá condições de avaliar melhor as propostas e o projeto apresentados. Vamos ver quais são eles?

 

1. Atente para a escolha do local

O local deve levar em conta o número de convidados e o tipo de público. Essa escolha é extremamente importante para garantir que as pessoas estejam devidamente acomodadas no dia do evento. Lembre-se: um lugar pequeno e superlotado representa graves riscos à segurança dos presentes. É imprescindível respeitar a capacidade do espaço.

Vale ressaltar que também é importante verificar questões como: criminalidade nas redondezas, disponibilidade de estacionamento, iluminação nas vias de acesso, infraestrutura do local onde o evento será realizado, itens de segurança contra incêndio, documentação do local e histórico de ocorrências de assaltos.

 

2. Faça análise e identificação de riscos

Além dos pontos que citamos no tópico anterior, é importante identificar possíveis riscos, como furto e roubo, vandalismo, riscos técnicos, incêndio, desmoronamento, entre outros.

Os processos de análise e identificação de riscos podem ser otimizados por meio de testes realizados antes do evento. Dessa forma, será possível fazer ajustes prévios, caso necessário.

Essa análise também é fundamental para a criação de planos de contingência. Se qualquer imprevisto ou situação inadequada ocorrer, é indispensável que todos os responsáveis saibam como proceder corretamente.

Em caso de incêndio, por exemplo, é preciso ter um plano de evacuação e saídas adequadas. Já em casos de falta de energia elétrica, o ideal é contar com um gerador em certos pontos do local do evento.

 

3. Obtenha todas as autorizações e licenças

Para cada tipo de evento, existem órgãos responsáveis que fiscalizam e emitem autorização para a sua realização. A falta de documentação pode causar multas e até o cancelamento do evento.

Para que todo o esforço empregado não seja em vão, é interessante conhecer quais são os documentos comumente exigidos nesse processo. O mais importante deles é o Alvará de Funcionamento Temporário, válido para cada evento.

Isso significa que, a cada nova realização, um novo documento precisa ser emitido. Cada cidade tem suas exigências quanto à documentação a ser apresentada, mas normalmente são exigidos:

  • contrato social ou estatuto;

  • CNPJ;

  • termo de responsabilidade específico e assinado;

  • laudo técnico de segurança;

  • comunicado aos órgãos de segurança, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar.

Em alguns casos, é preciso apresentar um plano de limpeza.

Quanto aos signatários, devem ser apresentados os documentos de identificação, como RG e CPF.

Além disso, é preciso obter autorização da Secretaria Municipal de Trânsito e da responsável pela Defesa do Meio Ambiente, em determinados casos.

Dependendo do tipo do evento, licenças específicas são requeridas. É o caso da Vistoria Sanitária, realizada pela Anvisa, em eventos que envolvem a manipulação e o consumo de alimentos, por exemplo. Outro exemplo é o de eventos que farão uso de fogos de artifício. Para essas situações, há a Autorização da Divisão de Produtos Controlados.

Se o evento inclui apresentações de artistas ou técnicos, como em shows, é preciso contratar pessoas físicas para cuidar de certas partes, além de garantir que o Ecad arrecade o valor dos direitos autorais.

Esse processo pode levar de 15 a 90 dias, dependendo da cidade e da complexidade do evento. Portanto, é fundamental se antecipar e fazer com que tudo esteja pronto a tempo.

Tenha em mente que a ocorrência de acidentes em eventos sem as devidas autorizações pode gerar processos cíveis e criminais, além de criar uma imagem negativa para a empresa. Nenhum gestor deseja isso, não é mesmo?

 

4. Atente para o credenciamento dos funcionários

É necessário que todos os integrantes da equipe de trabalho sejam identificados e divididos por área de atuação (staff, imprensa, segurança, entre outras).

Quanto ao uso do crachá, ele deve ser colocado preferencialmente no pescoço, de modo a facilitar a identificação, e usado durante todo o evento.

Os funcionários do evento devem ter um uniforme padronizado que facilite o reconhecimento e a rápida identificação por todos os participantes, sejam convidados, sejam organizadores. Embora essa observação possa parecer um mero detalhe, é uma ação que contribui para um planejamento de segurança efetivo.

 

5. Cuidado com falsificações da identificação do público

A segurança na venda e distribuição dos ingressos, bem como a identificação das pessoas que acessam o local do evento, é algo de grande importância. Por isso, a portaria do evento deve ter profissionais habilitados e capazes de reconhecer ingressos falsificados, o que diminuirá consideravelmente o risco de prejuízos para o organizador.

Outra medida preventiva relacionada diretamente ao planejamento de segurança em eventos é a instalação de equipamentos, como identificadores de metal, e a presença de seguranças para controlar e proibir a entrada de armas brancas, como canivetes, facas e outros objetos cortantes que possam gerar confusões e acidentes.

 

6. Contrate uma empresa de segurança patrimonial

É recomendada a contratação de empresas de segurança patrimonial: elas possuem pessoal qualificado e estão acostumadas a lidar com o público e possíveis incidentes de forma profissional.

Para que a segurança em eventos não seja prejudicada, a escolha de um prestador de serviço de qualidade é crucial. Em primeiro lugar, confira se a empresa a ser contratada conta com o efetivo de profissionais necessário. Quanto maiores forem a capacidade e o local, maior deverá ser o número de agentes.

Outra questão importante é referente ao treinamento: os seguranças devem ter treinamento constantemente atualizado. Isso permite que eles lidem com as situações corriqueiras de um jeito eficiente e que não comprometa a experiência do evento.

Para não terminar arrependido da contratação, faça uma verificação completa na atuação da empresa. Veja, por exemplo, se ela é autorizada a agir no ramo da segurança e se essa permissão ainda é válida. Também verifique qual é o seu histórico e o que pensam outros clientes. Um grande volume de opiniões positivas, normalmente, significa que essa escolha tende a ser acertada.

Por fim, avalie se o estabelecimento oferece um plano específico para as suas necessidades. Assim, pode-se ter total confiança de que tudo sairá conforme o previsto.

 

7. Tenha a brigada de incêndio

Esses profissionais estão aptos a fazer evacuação, resgate e combate em casos de incêndio ou desastres. Além disso, também estão aptos a verificar o estado de conservação dos extintores existentes no local e até a providenciar a substituição deles, caso necessário.

Como podemos notar, esse tipo de contratação vale muito a pena. A equipe da brigada de incêndio normalmente realiza inspeção prévia no local do evento, para conhecer o espaço e montar um plano estratégico no caso de incidentes. Dessa forma, os responsáveis pela organização do evento (e também os participantes) podem se sentir mais tranquilos e confiantes em relação ao planejamento de segurança.

 

8. Tenha um plano de contingência

O plano de contingência deve conter os procedimentos que serão adotados caso haja incidentes graves como tumultos, incêndios e desmoronamentos.

É fundamental que todos os funcionários integrantes do staff (recepcionistas, imprensa, equipe de limpeza, segurança etc) conheçam os procedimentos de emergência, tanto para que estejam capacitados a orientar os convidados do evento quanto para a sua própria segurança.

 

9. Tenha um plano de abandono

É importante pensar em rotas de saída de emergência, localização de extintores, equipe de brigadistas e todos os itens que incluem a evacuação do local, em caso de emergência.

A legislação exige um espaço mínimo para o local de evacuação, além de uma sinalização clara do local de saída. Esses aspectos devem ser observados com muito rigor, para que possíveis embargos e/ou multas não venham a ocorrer.

 

Bônus – Monte um checklist de verificação

O checklist faz parte de um bom planejamento de segurança e deve ser elaborado com objetivo de acompanhar as etapas de preparação e estruturação do esquema de segurança.

É por meio dessa lista que será possível checar se todos os procedimentos de segurança foram realizados dentro do cronograma estipulado previamente para que tudo ocorra conforme o esperado.

Um checklist realmente eficiente deve conter tanto as metas programadas quanto os prazos para o seu cumprimento. Com a observação de todas as nossas dicas, os aspectos mais relevantes da segurança em eventos eventos estarão certamente contemplados.

E então? Conseguimos te ajudar a entender a importância e os passos do planejamento de segurança? Baixe o nosso e-book e saiba tudo sobre a terceirização de serviços, com foco no core business de sua empresa!

Sobre o autor

Seguridade

A Seguridade é uma empresa consolidada no mercado, atendendo toda a região Sul do país e o estado de São Paulo, nos tornamos referência nos segmentos de segurança privada, limpeza e conservação, jardinagem, bombeiros industriais, serviços de rh e outros serviços.

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