O mercado de produção de eventos no Brasil cresceu consideravelmente nos últimos anos e está cada vez mais competitivo. Portanto, buscar excelência na realização de eventos é imprescindível — nesse sentido, a presença de uma segurança eficiente, tanto patrimonial quanto pessoal, é essencial.
Assim, ao pensar na realização de um evento ― independentemente de sua natureza ―, deve-se ter um planejamento de segurança em eventos eficiente que inclua todas as fases desde o pré-evento. Com isso, riscos de incidentes se tornarão praticamente nulos.
No entanto, caso algum imprevisto venha a ocorrer, é fundamental ter um plano de controle da situação — qualquer que seja ela. Neste post, falamos mais sobre esse assunto. Confira!
Como fazer um planejamento de segurança em eventos?
Um bom planejamento de segurança requer conhecimento técnico e a atuação de pessoal com treinamento especializado. Pensando nisso, pode ser a hora de considerar a contratação de uma empresa terceirizada com experiência e solidez no mercado para auxiliar nessa etapa.
Ainda assim, é importante que o gestor saiba quais itens são essenciais nesse planejamento. Dessa forma, mesmo que o serviço seja terceirizado, ele tem condições de avaliar melhor as propostas e o projeto apresentados. Vamos ver quais são eles?
1. Atente-se para a escolha do local
O local deve levar em conta o número de convidados e o tipo de público. Essa escolha é extremamente importante para garantir que todos sejam devidamente acomodados no dia do evento. Lembre-se: um lugar pequeno e superlotado representa graves riscos à segurança dos presentes. É imprescindível respeitar a capacidade do espaço.
Vale ressaltar que também é importante se informar sobre a criminalidade nas redondezas, o histórico de ocorrências de assaltos, as opções de estacionamento, a iluminação nas vias de acesso, a infraestrutura e a documentação do local, os itens de segurança contra incêndio, entre outros aspectos pertinentes.
2. Faça análise e identificação de riscos
É importante identificar possíveis riscos, como furto e roubo, vandalismo, incêndio, desmoronamento e similares. Os processos de análise e identificação de riscos podem ser otimizados por meio de testes feitos antes do evento. Dessa forma, é possível fazer ajustes prévios, caso necessário.
Essa análise também é fundamental para a criação de planos de contingência. Se qualquer imprevisto ou situação inadequada ocorrer, é indispensável que todos os responsáveis saibam como proceder corretamente.
Em caso de incêndio, por exemplo, é preciso ter um plano de evacuação e saídas adequadas. Já em casos de falta de energia elétrica, o ideal é contar com um gerador em diferentes pontos do local.
3. Obtenha todas as autorizações e licenças
Para cada tipo de evento, existem órgãos responsáveis por fiscalizar e emitir autorizações para sua realização. A falta de documentação correta pode causar multas e até o cancelamento do evento.
Para que todo o esforço empregado não seja em vão, é interessante conhecer quais são os documentos comumente exigidos nesse processo.
O mais importante deles é o Alvará de Funcionamento Temporário, válido para cada evento — o que significa que, a cada realização, um novo documento precisa ser emitido. Cada cidade tem suas exigências quanto à documentação a ser apresentada, mas normalmente são exigidos:
- contrato social ou estatuto;
- Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
- termo de responsabilidade específico e assinado;
- laudo técnico de segurança;
- comunicado aos órgãos de segurança, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar.
Em alguns casos, é preciso ter um plano de limpeza. Os signatários do pedido devem apresentar documentos de identificação, como RG e CPF. Além disso, é preciso obter autorização da Secretaria Municipal de Trânsito (SMT) e, em determinados casos, da responsável pela defesa do meio ambiente.
Dependendo do tipo do evento, licenças específicas são requeridas. É o caso da Vistoria Sanitária, realizada pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), em eventos que envolvem a manipulação e o consumo de alimentos, por exemplo.
Outro exemplo é o de eventos que farão uso de fogos de artifício. Para essas situações, há a necessidade de Autorização da Divisão de Produtos Controlados.
Se o evento inclui apresentações de artistas ou técnicos, como em shows, é preciso garantir o pagamento pertinente a direitos autorais ao Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad). Esse processo pode levar de 15 a 90 dias, dependendo da cidade e da complexidade do evento. Portanto, é fundamental se antecipar para que tudo esteja pronto em tempo.
Tenha em mente que a ocorrência de acidentes em eventos sem as devidas autorizações pode gerar processos cíveis e criminais, além de criar uma imagem negativa para a empresa. Nenhum gestor deseja isso, não é mesmo?
4. Atente-se para o credenciamento dos funcionários
É necessário que todos os integrantes da equipe sejam identificados e divididos por área de atuação (staff, imprensa, segurança e outras). O crachá deve ser pendurado preferencialmente no pescoço, de modo a facilitar a identificação, e usado durante todo o evento.
Os funcionários devem ter uniforme padronizado que facilite o reconhecimento e a rápida identificação por todos os participantes, sejam convidados, sejam organizadores. Embora essa observação possa parecer um mero detalhe, é uma ação que contribui para um planejamento de segurança em eventos efetivo.
5. Tome cuidado com falsificações da identificação do público
A segurança na venda e na distribuição dos ingressos, bem como a identificação das pessoas que acessam o local do evento, é algo de grande importância. Por isso, a portaria deve ter profissionais habilitados e capazes de reconhecer ingressos falsificados, o que diminui consideravelmente o risco de prejuízos para o organizador.
Outra medida preventiva relacionada diretamente ao planejamento de segurança em eventos é a instalação de equipamentos, como identificadores de metal, e a presença de seguranças para controlar e proibir a entrada de armas brancas (como canivetes, facas e outros objetos cortantes que possam ser usados em confusões e causar acidentes).
6. Contrate uma empresa de segurança patrimonial
É recomendável contratar empresas de segurança patrimonial. Elas têm pessoal qualificado e estão acostumadas a lidar com o público e possíveis incidentes de forma profissional. Para que a segurança em eventos não seja prejudicada, a escolha de um prestador de serviço de qualidade é crucial.
Em primeiro lugar, confira se a empresa tem o efetivo de profissionais necessário. Quanto maiores forem a capacidade e o local, maior deve ser o número de agentes. Além disso, os seguranças devem ter treinamento constantemente atualizado. Isso permite que lidem com situações corriqueiras de forma eficiente e que não comprometa a experiência do evento.
Para não terminar arrependido da contratação, faça uma verificação completa sobre a atuação da empresa. Veja, por exemplo, se ela é autorizada a agir no ramo de segurança e se essa permissão ainda é válida. Também verifique seu histórico e o que pensam outros clientes.
Um grande volume de opiniões positivas, normalmente significa que essa escolha tende a ser acertada. Por fim, avalie se o estabelecimento oferece um plano específico para as suas necessidades. Assim, pode-se ter total confiança de que tudo sairá conforme o previsto.
7. Tenha uma brigada de incêndio
Esses profissionais estão aptos a fazer evacuação, resgate e combate em casos de incêndio ou desastres. Além disso, também podem ajudar a verificar o estado de conservação dos extintores existentes no local e até a providenciar sua substituição, caso necessário.
Ou seja, esse tipo de contratação vale muito a pena. A equipe da brigada de incêndio em geral realiza uma inspeção prévia no local para conhecer o espaço e montar um plano estratégico para o caso de incidentes. Dessa forma, os responsáveis pela organização do evento (e também os participantes) podem se sentir mais tranquilos e confiantes em relação ao planejamento de segurança.
8. Tenha um plano de contingência
O plano de contingência deve conter os procedimentos que serão adotados caso haja incidentes graves durante o evento, como tumultos, incêndios ou desmoronamentos.
É fundamental que todos os integrantes do staff (recepcionistas, imprensa, equipe de limpeza, segurança e outros) conheçam os procedimentos de emergência, tanto para que estejam capacitados a orientar os convidados quanto para sua própria segurança.
9. Tenha um plano de abandono
É importante pensar em rotas de saída, localização de extintores, equipe de brigadistas e todos os itens que incluem a evacuação do local em caso de emergência.
A legislação exige um espaço mínimo para o local de evacuação, além de uma sinalização clara da saída. Esses aspectos devem ser observados com muito rigor, para que possíveis embargos ou multas não venham a ocorrer.
Bônus – Monte um checklist de verificação
O checklist faz parte de um bom planejamento e deve ser elaborado com o objetivo de acompanhar as etapas de preparação e estruturação do esquema de segurança. Com essa lista, é possível verificar se os procedimentos necessários foram realizados dentro do cronograma estipulado para que tudo ocorra conforme o esperado.
Uma lista de verificação realmente eficiente deve conter tanto as metas programadas quanto os prazos para seu cumprimento. Com a observação e a colocação em prática de todas essas dicas, os aspectos mais relevantes da segurança em eventos estarão contemplados.
O papel da tecnologia na segurança em eventos
A tecnologia muda o dia a dia das empresas de diversas formas. Isso certamente não é diferente no caso do planejamento de segurança em eventos! Hoje existem muitos sistemas que podem ajudar a planejar e monitorar qualquer tipo de evento, e que devem ser usados para garantir uma estratégia de sucesso.
Câmeras, biometria, roletas e sensores são apenas algumas das novas tecnologias que ajudam a desenvolver um excelente planejamento de segurança. Para que você entenda melhor o papel da tecnologia na segurança de eventos, veja, a seguir, algumas das suas principais aplicações.
Ofereça sites para cadastro
Uma boa dica para garantir a segurança do evento é conseguir detalhes a respeito dos participantes, não é verdade? E-mail, CPF e, se não for pedir muito, até mesmo o telefone de contato, são informações que, de fato, podem contribuir para o controle de pessoas.
Por isso, o uso de sites para monitorar cada etapa do evento pode ser uma excelente medida de segurança. Quer um exemplo? Ao se cadastrar, o cliente já pode deixar informações no site do evento. Com isso, a segurança já tem mais dados sobre ele.
Use câmeras e salas de controle
Você acha que as câmeras podem causar constrangimento aos convidados? Muito ao contrário! Na verdade, esse tipo de tecnologia aumenta a sensação de segurança e, é claro, a satisfação de cada um dos presentes. Por isso, o uso de câmeras e salas de segurança é indispensável em qualquer evento.
As salas de segurança são fundamentais para que a equipe esteja presente em todos os lugares, como se fosse onipresente! Assim, nada vai escapar do olhar atento da equipe e qualquer atividade diferente será notada com rapidez.
Garanta a inteligência
Para garantir uma boa segurança não basta colocar um profissional na frente do local onde o evento vai ocorrer. É preciso agir com inteligência: afinal, quanto mais informações os profissionais tiverem e puderem acumular, maior será a segurança do encontro.
Informação é tudo quando o assunto é segurança. É muito mais importante do que colocar profissionais fortes e ameaçadores desfilando pelo local. A quantidade e a qualidade dos dados ajudam a traçar planos e ações mais inteligentes.
Acompanhe o desempenho
Sabe por que a inteligência é importante? Com os sistemas atuais é possível levantar dados e acompanhar o desempenho da segurança de cada evento realizado, bem como verificar se a conduta dos profissionais foi acertada, se os equipamentos estavam bem posicionados e outros aspectos semelhantes.
Esse material serve para aprimorar o trabalho da equipe. Afinal, para se tornar bom no planejamento de segurança em eventos é preciso ter experiência. E ela vem quando se aprende com tudo o que já aconteceu e se descobre a melhor forma de desenvolver um plano realmente eficiente.
Apps, aparelhos de segurança e sites são apenas algumas das ferramentas que podem ajudar a organizar um evento. Vale a pena ficar atento às principais tendências e, o que é mais importante, saber que esse tipo de solução veio para ficar!
E então? Conseguimos ajudá-lo a entender a importância e os passos do planejamento de segurança? Faça o download do nosso e-book e saiba tudo sobre o desenvolvimento de uma equipe para eventos!
