Facilities consistem nas tarefas que, apesar de secundárias, promovem o desenvolvimento da atividade principal de uma empresa comercial ou indústria. Saber administrar essas atividades é fundamental para que o negócio possa se desenvolver, expandir-se e alcançar as metas e os objetivos propostos. Logo, gerenciar facilities adequadamente é uma importante estratégia empresarial.
Como nem sempre o próprio gestor e sua equipe administrativa têm tempo disponível para realizar essa gestão, recomenda-se recorrer aos serviços de outra empresa, uma terceirizada que seja especializada nessa atividade.
Algumas empresas oferecem serviços terceirizados de limpeza, segurança e outras coisas, tornando mais fácil a gestão dos processos para a empresa contratante, que não precisará de funcionários próprios para a execução dessas tarefas.
Neste post, mostraremos 9 dos principais desafios da gestão de facilities.
1. A redução de custos
Na gestão de facilities existe uma contínua pressão para diminuir gastos. Além do mais, também há uma cobrança recorrente pela melhoria dos serviços. Cabe ao gestor visar uma boa administração orçamentária e a redução de despesas em relação aos facilities.
É importante que a redução não prejudique a qualidade dos serviços. Assim, os recursos precisam ser economizados e, ao mesmo tempo, bem direcionados para garantir que as atividades serão bem efetivadas.
2. A responsabilidade pelo compliance
Cada área de facilities apresenta sua própria legislação, exigindo do administrador que conheça melhor as regulamentações específicas, todas as normas e as leis pertinentes. É necessário aprimorar-se em questões legais para que seja possível estimular o compliance, ou seja, a conformidade com as regras específicas de cada tipo de facility.
Esse cuidado garante uma boa saúde dos contratos, permitindo que suas cláusulas sejam integralmente cumpridas.
3. O cumprimento dos indicadores de boa qualidade
A necessidade de serviços prestados com boa qualidade recomenda a aplicação de rigorosos indicadores de qualidade. As tarefas afetam tanto os funcionários como os clientes e os fornecedores.
Entre os principais indicadores, nesse caso, estão:
as ordens de serviço (comparação entre a quantidade de ordens de serviço abertas e a quantidade de ordens de serviço cumpridas);
o tempo médio de resposta;
as despesas com as equipes (comparação entre as despesas orçadas e as realizadas);
os custos com materiais.
4. A padronização das equipes terceirizadas
A gestão de facilities também deve considerar a padronização dos trabalhadores terceirizados, levando em conta fatores de qualidade, competência e habilidades necessárias para as atividades.
Caso a empresa contrate, de forma isolada, cada profissional terceirizado, o trabalho de gestão será ainda mais difícil. Os riscos em relação à falta de padronização serão maiores.
Quando não existem padrões específicos que são seguidos na realização das tarefas, isso pode provocar divergências no resultado final dos processos e na qualidade desses serviços. O gestor deverá, assim, planejar regras e treinar os trabalhadores terceirizados.
5. A coordenação dos recursos humanos
A área de facilities necessita de uma ótima administração dos recursos humanos, pois existem muitos profissionais envolvidos nas operações.
E, na maioria das vezes, são pessoas bem diferentes entre si, requerendo competências para lidar com conflitos e capacidades para promover a harmonia, a reconciliação, o estímulo e o comprometimento dos membros das equipes.
Para enfrentar esse desafio na gestão de facilities, o administrador precisa realmente contar com habilidades necessárias para efetuar uma liderança eficaz.
6. A gestão de contratos e demandas diferentes
Como administrar facilities implica no envolvimento com diferentes áreas, cada uma com suas peculiaridades e necessidades, o gestor precisa observar contratos distintos e, ao mesmo tempo, gerir as demandas de cada setor empresarial.
A diretoria de uma empresa, por exemplo, deve efetuar contratos com profissionais de elevada qualificação e com conhecimentos específicos para recepção e para atendimento a executivos. Os setores de vendas e de relacionamento com os clientes devem, por sua vez, demandar recepcionistas com outro tipo de perfil.
Outra possível necessidade é a de contratar trabalhadores para realizar a segurança do local, como vigilantes, porteiros, guardas e outros. Caso os serviços sejam para empresas com elevados padrões de exigência e com condições predefinidas de segurança, as demandas tendem a ser ainda mais complexas.
É o que ocorre, por exemplo, em hospitais e transportadoras que trabalham com produtos químicos e/ou perigosos.
7. A identificação de falhas
Erros na execução das atividades podem ser notados com relativa facilidade. Por isso, a gestão de facilities deve priorizar as ações preventivas, evitando que o erro só seja notado quando já aconteceu, passando despercebido enquanto os trabalhadores efetuam seus serviços.
Considere, por exemplo, espaços muito grandes, como supermercados e shoppings centers, que recebem uma grande quantidade de pessoas diariamente e em que um piso sujo pode causar reclamações em pouco tempo.
Em indústrias, o espaço da produção deve ser mantido permanentemente organizado e limpo para não atrapalhar a mobilidade dos funcionários, nem o desenvolvimento dos trabalhos. Além disso, o ambiente limpo ajuda a evitar muitos acidentes graves entre os colaboradores.
As medidas preventivas colaboram para minimizar os riscos e efeitos negativos resultantes das falhas cometidas. Mas é preciso não somente atuar de forma preventiva, mas também reforçar a percepção dos outros em relação ao trabalho efetuado com excelência.
Enxergar os defeitos dos outros é sempre mais fácil do que enxergar suas qualidades. Perceber as qualidades é uma forma eficaz de estimular os trabalhadores, melhorar a colaboração e o senso de trabalho em equipe.
8. A delegação de tarefas
Outro grande desafio é a capacidade de delegar tarefas para os profissionais. É necessário ter cuidado para não ficar sobrecarregado com atividades que podem ser repassadas para os terceirizados ou mesmo com atividades que não são realmente necessárias.
Por meio da delegação oportuna de tarefas, o gestor fica livre para efetuar funções com maior valor agregado, cujo impacto é positivo e relevante para otimização dos negócios. O planejamento estratégico do gestor, quando bem projetado e executado, oferece maior produtividade e aumenta os lucros da empresa.
9. O acesso aos dados e às referências
A gestão de facilities, para ser efetivada com sucesso, também precisa contar com dados bem fundamentados para facilitar a tomada de decisões. Contudo, nem sempre é uma tarefa simples obter os dados.
As ferramentas digitais e tecnológicas podem ajudar na obtenção de informações confiáveis, com dados atualizados que revelam os resultados atingidos enquanto se efetuam facilities no dia a dia.
A gestão de facilities é fundamental para assegurar que o negócio se mantenha competitivo. O melhor a fazer, para garantir uma boa gestão, é contratar os serviços de uma empresa especializada.
Agora que já leu sobre gerenciamento de facilidades, aproveite para saber também como é possível manter a qualidade dos serviços terceirizados e a cultura da empresa.
